扶輪社社務管理系統推廣簡報

扶輪社社務管理系統推廣簡報
提升扶輪社行政效率與社員管理便利性
為何導入社務管理系統？
提升行政效率
減少人工整理報表，由系統自動完成，增加工作效率。
資料庫計算減少錯誤
自動化資料庫儲存計算處理，可減少錯誤。
促進透明度
雲端資料庫服務，即時分享查閱，錯誤可即時更正。
量身打造增強社員參與感
提供專屬扶輪社作業線上服務，提升社員使用參與度和滿意度。
導入社務管理系統的優勢
標準化運行管理
所有社務資料集中管理，查詢方便。
提供在線服務
社員可以隨時隨地訪問和使用系統功能。
自動化提醒功能
減少遺漏，確保重要事項得到及時處理。
共享系統經驗
各社需求與問題尋求最佳解決模式給大家。
例會報名系統功能介紹
1
報名訊息通知
提供即時通知功能，讓社員在報名後能夠即時收到確認訊息。
2
報名出席登記
簡便的出席登記功能，確保每位社員的出席情況都被記錄。
3
出席名單下載
可匯出會議出席名單，便於會後統計和管理。
例會線上紅箱作業
紅箱捐款
紅箱捐款可在線上完成，提高便利性和透明度。
例會收支建檔
對每次例會的收支情況進行記錄，方便後續查閱和審計。
例會系統操作說明影片
例會活動紀錄
1
活動內容記錄
詳細記錄每次例會的活動內容。
2
成果發表(AI 支援)
增加AI提示協助完成會議紀錄與分享
3
歷史查詢
可查詢各年度歷史記錄，優化未來活動。
社員管理功能介紹
社員收費管理
集中管理社員會費的繳納情況。
社員繳費帳單建立
自動生成繳費帳單，便於社員查看和繳納。
繳款作業確認
確認每筆繳費，確保會費的準確收繳。
支援付款管理
1
支付方式一(線上刷卡)
社員可選擇使用國泰世華信用卡進行線上支付。、帳號匯款。
2
支付方式二(執秘線下授權刷卡)
國泰世華提供線下授權批次刷卡入帳。
3
支付方式三(銀行匯款)
提供社銀行帳戶可透過行動支付或網銀線上轉帳。觸發通知執秘沖帳。
社員繳費清單、收據下載
社員系統操作相關說明
要讓社員可以自行登入正確操作系統，首先必須要讓系統知道登入的誰。
你可以透過社員管理後台將登入帳號與社員資料協助對應綁定。
完成這個步驟後，你就可以鼓勵社友自己管理自己的資料。並可以隨時透過系統登入進行社員的例會報名、社費繳納帳單確認，檢視社的相關財務報表。

年度預算表功能介紹
1
會計科目建立
靈活建立和管理會計科目，滿足不同會計需求。
2
扶輪年度建立
為每個扶輪年度建立專屬預算和財務管理。
3
預算、實際收支表
提供預算和實際收支的對比表，幫助財務分析和管理。
日記表與紅箱紀錄
日記表
詳細記錄每日財務交易，便於日常管理和查閱。
紅箱紀錄
記錄紅箱收入和支出情況，確保透明度。
零用金管理
1
零用金支出
可記錄費用是否使用零用金支出。
2
使用記錄
依出帳日期詳細記錄零用金使用情況。
3
結算報告
自動生成零用金使用報告與進行定額撥補。
資產負債表
扶輪年度資產負債表
依扶輪年度 7/1 至隔年 6/30 產生資產負債表。作為扶輪年度理事會與社長交接使用。
稅務年度資產負債表
依稅務年度 1/1 至 12/31 產生資產負債表。作為稅務年度申報統計相關使用。
配合預算表使用
配合預算表(年度損益)檢視扶輪年度整體財務收支。
導入步驟
1
線上申請授權 (2024-25 免費)
例會系統每年度 $2400
帳務管理系統 $3600
2
軟、硬體需求
雲端服務，可上網運行筆電、平板即可。
系統自動備份
3
教育訓練
提供線上 QA，委託有經驗執秘協助排除使用問題。隨時更新使用問題。
4
管理授權與交接
由社長指定執秘或是帳務操作人員。申請移轉即可。
結論與問答
1
收費、帳務透明被信任
社團收入來自會員支付，社務的持續發展首重帳務可透明被信任，此為設計理念。
2
鼓勵導入迎接新世代
鼓勵扶輪社導入系統，減低執秘工作負荷，提高整體服務效率與水平。讓3510地區優先完成地區與社務整合。
3
與總帳會計軟體差異
透過整合扶輪作業程序與社團帳務要求設計。簡化執秘學習總帳會計使用的瓶頸。
資料可同步公開整合會員帳號，減少另外產生報表公告。